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sábado, 21 de febrero de 2015

Listas desplegables dependientes en Excel

En una antigua entrada hablé de cómo introducir listas desplegables en Excel. Hoy os quiero mostrar cómo introducir listas desplegables dependientes. Básicamente de lo que se trata es de tener 2 o más listas desplegables con la segunda teniendo como contenido un rango que dependerá de la selección que se haga en la primera. 



miércoles, 18 de febrero de 2015

Formato condicional - técnicas avanzadas - 1. Creación de Dashboards intuitivos

En esta serie de entradas que he llamado técnicas avanzadas vamos a ver 3 ejemplos muy prácticos de cómo usar el formato condicional y obtener resultado bastante buenos.

Los 3 ejemplos son:



  • 1. Creación de Dashboards intuitivos
  • 2. Resaltando gráficos dentro de la celda creados con la función REPETIR()
  • 3. Planes de proyecto simples / gráfico de Gantt 
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1. Creación de Dashboards intuitivos


Veamos el siguiente ejemplo. Imaginemos que tenemos la siguiente tabla de ingresos anuales por ciudad y el % de gastos sobre los ingresos.


Esta tabla simplemente tiene los datos sin procesar, visualmente cuesta un poco ver si los ingresos van subiendo o no, cómo va cambiando el % gastos por ingresos. Obviamente se podrían hacer gráficos para visualmente mostrar esa información, pero también es verdad que en esta misma tabla se pueden incorporar elementos para una lectura visual más fácil.
Vamos a aplicar una fórmula y un poquito de formato condicional. 


jueves, 12 de febrero de 2015

Cómo elegir un rango entre una selección de rangos mediate la función ELEGIR (CHOOSE en inglés)

Hace un tiempo escribí sobre cómo convertir largas fórmulas con SI ANIDADOS en una simple mediante la función ELEGIR. Hoy vamos a ver qué más podemos lograr mediante el uso de la función ELEGIR.


Podemos elegir un rango entre una selección de rangos


¿Cómo lo hacemos?


Vamos a verlo mirando un ejemplo:


Digamos que tenemos 4 rangos, {A1: A10}, {B1: B10}, {C1: C10} y {D1: D10}, y que en función de una condición o una selección por parte del usuario queremos usar uno de ellos, por ejemplo, queremos sumar el rango.


= SUMA (ELEGIR (2, A1: A10, B1: B10, C1: C10, D1: D10))


Si nos fijamos en esa fórmula nos dice que vamos a sumar el resultado de una fórmula ELEGIR.

lunes, 9 de febrero de 2015

Resaltar el valor mínimo / máximo en un gráfico en Excel

Alguna vez has tenido un gráfico y te has preguntado, cómo podría resaltar el valor máximo o el valor mínimo de la serie en Excel

Pues de eso vamos a hablar hoy.


Vamos a ver cómo podemos hacerlo y que quede como el siguiente gráfico.



lunes, 2 de febrero de 2015

Guía para formatear en Excel


Formatear es una opción muy importante para mejorar tus informes o presentaciones ya que te ofrecen la posibilidad de facilitar que tu contenido sea más visible y más fácil de entender. En esta sección vamos a ver cómo darle formato a celdas, columnas, y filas. Por partes veremos:

  1. Cambio de estilo de fuente, tamaño, color, y características

  2. Alineación de texto

  3. Adición de bordes y relleno a un rango 

  4. Cambio de ancho de las columnas y altos de fila

  5. Estilos predefinidos

  6. La aplicación de formatos a números- $, 0,00, fechas, horas, etc.

  7. Formatos personalizados a números

  8. Formateando mejor en cuestión de minutos

Formateando números en Excel

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, se necesita seguir los siguientes pasos:

Utilizando los cuadros de diálogo:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Número. También se puede hacer clic simplemente en CTRL+1.


Alineación de texto en Excel

Excel te permite asignar formato al contenido de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Utilizando los cuadros de diálogo:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.


Cambio de estilo de fuente, tamaño, color, y características en Excel

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.



Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la cinta de opciones

Lo primero que se ha de hacer es seleccionar el rango de celdas al cual se le quiere dar formato:


Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Cambiar el ancho de columnas y/o altos de fila

Alto de fila


Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

1. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

Formatos personalizados para números en Excel

Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato.

El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________

La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.


Estilos predefinidos en Excel


Si no se quiere perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opción son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos encontrarás los botones Dar formato como tabla y Estilos de celda.

                                                      Estilos predefinidos

Si quiere dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar el botón Estilos de celda. Verás muchas opciones entre las que elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicará automáticamente.

Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato normal, sólo tendrás que elegir esta opción.


Adición de bordes y relleno a un rango en Excel

Bordes


Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, debemos seguir los siguientes pasos:



Utilizando los cuadros de diálogo:



Primero hay que seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Ahora en la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

domingo, 1 de febrero de 2015

Calcular qué dígitos entre 0-9 faltan en una celda en Excel

Hola, la entrada de hoy viene de un problema que un usuario me expuso por privado a través de esta página, y trata de obtener una fórmula que calcule qué dígitos entre 0-9 se encuentran repetidos en una celda y que dígitos están ausente.

En la parte 1 veremos cómo calcular los dígitos entre 0 y 9 que se encuentran ausentes en una celda.


Así pues, imaginemos que tenemos la celda C5 con el número 78459741, lo que estamos buscando es una fórmula que nos devuelva como ausentes el 6, el 3, el 2 y el 0.


Número: 78459741 (celda C5)


Dígitos ausentes: 6320



Y qué fórmula es esa?