Validación de datos en Excel

Validar la información que introduces en Excel es de suma importancia para prevenir cualquier interpretación equivocada al momento de analizar los datos. Afortunadamente Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los datos al momento de ingresarlos.

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Cómo se introduce

Para aplicar una validación a una celda.

·           Seleccionamos la celda que queremos validar.

·           Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Desde ahí podremos escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos....

El cuadro de diálogo Validación de datos aparecerá, y ahí es donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

Tipos de validaciones

En la sección Criterio de validación se ha de indicar la condición para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir se pueden encontrar las siguientes opciones:

• Cualquier valor: esta opción permitirá que cualquier valor pueda ser introducido en la celda.
• Número entero: permitirá sólo números enteros en esa celda, si por ejemplo, el usuario intenta escribir un número decimal, aparecerá un mensaje de error. También es posible restringir aún más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
• Decimal: permitirá sólo números decimales en esa celda. Como antes, es posible restringir aún más los valores permitidos en la celda con la opción Datos.
• Lista: permitirá una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
• Fecha: permitirá sólo fechas en la celda, que pueden ser restringidas aún más con la opción Datos.
• Hora: permitirá sólo horas en la celda, que pueden ser restringidas aún más con la opción Datos.
• Longitud de texto: limitará la cantidad de caracteres de texto.
• Personalizada: se permitirá actualizar la celda si se cumple una fórmula introducida por el usuario.

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Mensajes de validación de datos

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. Si se desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos que se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono	Tipo	Se usa para
	Detener	Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
	Advertencia	Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
	Información	Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

 

Lista desplegable con validación de datos

La lista desplegable en Excel es una herramienta muy útil que simplifica el proceso de elección de valores para el usuario. Es una técnica muy usada en la que se permite crear listas que tengan como fuente datos ubicados en otra hoja de Excel, con lo que están ocultos de tu hoja principal.

En este enlace te muestro cómo crearlas >>> Listas desplegables en Excel

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