Cómo agregar o quitar etiquetas de datos con un clic en un gráfico de Excel

Hoy vamos a ver otro super truco. Vamos a ver cómo se puede agregar o quitar esas etiquetas de datos en un gráfico sólo con un clic.

Hay veces que al crear un gráfico con varios puntos de datos, el mostrar las etiquetas de datos para todos los valores puede hacer que el gráfico esté muy cargado, con lo que la solución que proponemos hoy puede ser genial

Veamos cómo podemos hacer que esto funcione ..


Digamos que tenemos estos datos!

Por razones de simplicidad, lo que hacemos es:

• Tomamos 2 clientes y sus compras en un periodo de 6 meses y
• Hacemos un gráfico de columnas simple con estos datos

Ahora introducimos 2 listas desplegables con la validación de datos!

Para saber cómo hacer ésto recomiendo los siguientes enlaces:

1. Validación de datos
2. Listas desplegables

• En las celdas junto a la columna "Mes 6", agregamos 2 listas desplegables mediante validación de datos con los valores "ON / OFF"
• Esto nos facilitará agregar o quitar etiquetas de datos de la tabla

Ahora enlazamos las listas desplegables a un cálculo ficticio.

La fórmula utilizada en C6 utilizará una simple función SI: =SI($I10="On",C10,0) 

Si necesitas ayuda con la función SI, aquí dejo este enlace: Función SI

Ahora copiamos la fórmula al rango C6:H7.


Ahora agregamos los cálculos ficticios al gráfico

• Ahora es donde se pone interesante ya que la razón por la que hicimos cálculos ficticios es porque están vinculados a la lista desplegable (On / Off)
• Cuando se agrega los datos ficticios al gráfico, los valores ficticios pueden aparecer o desaparecer del gráfico dependiendo de si están en ON/OFF.

Así es como funciona. 

1) Agregamos los valores ficticios al gráfico

Hay que tener en cuenta algunas cosas

• Las etiquetas de datos están activadas
• Los 2 clientes provenientes de los cálculos ficticios se añaden en el eje primario
• Para añadir las series ficticias, lo más sencillos, es seleccionarlas (B6:H7), copiar, y ahora pinchar en el gráfico y dar a pegar. Echo!

2) Colocamos las series ficticias en el eje secundario

• Seleccionamos las series ficticias (en el gráfico) de datos (una a una) y pulsamos CTRL + 1 para abrir el cuadro de diálogo del formato de la serie de datos
• Luego, cambiamos cada serie ficticia al eje secundario
• Observamos que aparece el eje secundario (lo ocultaremos más adelante)

3) Añadir etiquetas de datos y dejar las series ficticias "sin relleno"

Para ello hacemos lo siguiente:

1. Hacemos clic con el botón derecho en la barra (cálculo ficticio) y agregamos etiquetas de datos (lo hacemos para las 2 series ficticias)
2. Hacemos clic derecho de nuevo y vamos a la pestaña de relleno y elegimos "Sin Relleno"

Sólo nos queda formatear!

• El eje secundario debe estar oculto. Sigue los pasos

1. Seleccionamos el eje secundario y presionamos Ctrl + 1 para abrir la ventana del eje de formato
2. En la ventana del eje de formato, vamos a Etiquetas
3. En Etiquetas, elejimos "Ninguna"
4. Ten en cuenta que esto oculta el eje y no lo elimina

• Los ceros no deben aparecer cuando se selecciona OFF. Para hacer eso

1. Seleccionamos todos los valores de los cálculos ficticios y presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de celdas de formato
2. En la pestaña Número, vamos a Personalizar
3. Y eliminamos el código predeterminado (General) y escribimos esto en su lugar 0 ;; (Esto significa que no muestran los ceros)
4. Cambiamos las etiquetas de datos para que coincidan con el color de la barra (se lee más fácil de esa manera)

• Las leyendas (para cálculos ficticios necesitan ser eliminadas)

1. Hacemos clic en la leyenda y luego hacemos clic de nuevo para seleccionar sólo la leyenda simulada
2. Presiona borrar

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